Kaikilla NettiTiedon sähköpostijärjestelmää käyttävillä asiakkailla on automaattisesti käytössään sähköpostin virustorjunta ja roskapostisuodatus.
Viestintäviraston määräyksen 11 A/2008 M mukainen kuvaus sähköpostin yleisistä suodatusperiaatteista.
Virustorjunta
Sähköpostijärjestelmä tarkistaa automaattisesti kaikki lähtevät, sekä saapuvat sähköpostiviestit ja poistaa niistä saastuneet viestit. Järjestelmän virustorjuntatietokannat päivitetään kerran tunnissa. Näin järjestelmä estää virusten leviämistä poistamalla ne jo ennenkuin ne ehtivät edes asiakkaidemme tietokoneille.
Roskapostisuodatus
Ensisijaisen tärkeää meille on taata, ettei yhtään sähköpostiviestiä jää saapumatta perille. Järjestelmä onkin määritelty siten, että se poistaa vain varmuudella roskapostiksi havaitut viestit. Roskapostiksi epäillyt viestit merkitään mutta päästetään läpi, jolloin käyttäjällä on itsellään mahdolisuus päättää ohjataanko nämä viestit erilliseen kansioon myöhempää tarkastelua varten, vai tuhotaanko ne automaattisesti. Tällöin ne eivät häiritse normaalia sähköpostien käsittelyä. Näin helpotamme asiakkaitamme lajittelemaan sähköposteistaan pois epäasialliset viestit yhä kasvavaa roskapostiongelmaa vastaan.
Roskapostinsuodatusperiaate on kolmitasoinen. Sähköpostijärjestelmän roskapostinsuodatin analysoi kaikki saapuvat sähköpostiviestit ja määrittelee viesteille numeroarvon, joka ilmaisee kuinka todennäköisesti viesti on roskapostia. Mikäli arvo on pieni (alle 5), järjestelmän mielestä ko. viesti ei ole roskapostia ja se päästetään läpi sellaisenaan. Arvon ylittäessä tietyn rajamäärän (5), järjestelmä lisää viestin otsikkokentän alkuun [SPAM], mutta päästää viestin eteenpäin asiakkaan postilaatikkoon. Mikäli arvo ylittää vielä suuremman rajamäärän (10), järjestelmä on varma että viesti on roskapostia ja poistaa sen automaattisesti.
Roskapostiksi epäiltyjen viestien otsikkokenttään lisätyn [SPAM] merkinnän avulla asiakkaamme voi tehdä NettiPostissa tai omassa sähköpostiohjelmistossaan suodattimen, jonka avulla kaikki [SPAM] merkinnällä varustetut viestit ohjataan esim. Roskaposti nimiseen kansioon, tai suoraan tuhottavaksi.
Greylisting
Greylistingissä ei-luotetulta lähettäjältä ensimmäistä kertaa tulevaa viestiä ei hyväksytä suoraan, vaan palvelinta pyydetään lähettämään viesti uudelleen määritellyn ajan kuluttua.
Tämä tekniikka aiheuttaa pienen viiveen tuntemattomilta/ei-luotetuilta lähettäjiltä saapuviin sähköpostiviesteihin. Tekniikka torjuu tehokkaasti roskapostiviestejä, koska roskapostia lähettävät palvelimet eivät tyypillisesti vastaanota paluutietoja lähettämistään viesteistä ja näin ollen ne eivät myöskään yritä viestin uudelleenlähetystä.
Lähetettyjä viestejä ei pääse katoamaan, sillä kaikki standardien mukaiset sähköpostipalvelimet lähettävät viestin automaattisesti uudelleen pienen ajan kuluttua. Tämä tapahtuu täysin automaattisesti, eikä näy viestin lähettäjälle millään tavalla. Käyttämämme tekniikka on myös älykäs, eli järjestelmä oppii luotetut lähettäjät, jolloin viivettä ei enää esiinny.
Asiakkaillamme on myös mahdollisuus pyytää poikkeussääntöjä roskapostinsuodatukseensa. Kysy lisätietoja asiakastuestamme.
Tarjoamamme sähköpostin virustorjunta ja roskapostisuodatus eivät poista työasemakohtaisen virustorjuntaohjelmistojen tarvetta, vaan täydentävät niitä, sillä esim. virustartunnan voi saada tietokoneelleen muutenkin kuin sähköpostitse.
Roskapostia tulee -apua mitä teen?
NettiTiedon sähköpostissa on roskapostisuodatin. Se tarkoittaa sitä, että järjestelmä tunnistaa ja merkitsee roskapostin laittamalla viestin otsikkokenttään [SPAM] -etuliitteen. Jotta tätä postia ei sinulle tulisi, voit tehdä suodatinsäännön käyttämässäsi sähköpostiohjelmistossa, tai Nettipostista, joka joko poistaa kaikki [SPAM] -etuliitteiset viestit kokonaan tai siirtää ne suoraan esim. Spam -kansioon.
Kirjaudu Nettipostiin. Valitse kirjautumisen jälkeen oikeasta yläkulmasta Asetukset. Valitse tämän jälkeen Suodattimet -> Lisää uusi.
Anna suodattimelle nimi (esim. ”Roskaposti”). Valitse ”Saapuville viesteille” -kohtaan ”Täsmää mihin tahanasa seuraavista säännöistä”.
Valitse pudotusvalikosta Aihe ja lisää toisesta pudotusvalikosta ”Vastaa säännöllistä lauseketta” – valinta, lisää verratta arvo kenttään ”[SPAM]”.
Valitse suorita seuraavat toiminnot – kohtaan pudotusvalikosta ”Siirrä viesti kansioon” ja valitse tämän jälkeen kansio johon roskapostit siirretään, esimerkiksi ”Spam” – kansioon.
Tallenna lopuski sääntö Tallenna -painikkeella. Jos olet tehnyt useampia sääntöjä, niin siirrä tämä sääntö ylimmäiseksi.
Roskapostittajien listoille joutumista voi pyrkiä välttämään esimerkiksi siten, että ei kerro yrityksen nettisivuilla omaa sähköpostiosoitetta suoraan, vaan ilmoittaa yleisesti että yrityksen henkilökunnan sähköpostiosoitteet ovat muotoa etunimi.sukunimi@yrityksennimi.fi.
